Вторник, 21.11.2017, 09:08
Высшее образование
Приветствую Вас Гость | RSS
Поиск по сайту



Главная » Статьи » Финансы и налоги. Бухгалтерия

Налоговые последствия утраты документов

Налоговые последствия утраты документов

Как правильно оформить копию утраченного документа.

Восстанавливать ли "первичку", которую налоговики уже проверяли.

Чем грозит отказ контрагента оформить дубликат счета-фактуры.

 

Каждую хозяйственную операцию компания документирует (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Бухгалтерские документы хранятся не менее пяти лет после окончания соответствующего отчетного года (ч. 1 и 3 ст. 29 вышеупомянутого Закона о бухучете). Документы, подтверждающие доходы, расходы и уплату налогов, - в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Иногда сроки хранения документов могут быть и более продолжительными (подробнее читайте ниже).

 

Справка. Сроки хранения документов в отдельных случаях

Документы, подтверждающие убыток прошлых лет

Компания вправе перенести полученный убыток на следующие налоговые периоды (п. 1 ст. 283 НК РФ). В течение времени учета убытка компания обязана хранить документы, подтверждающие его размер (п. 4 ст. 283 НК РФ, Письма Минфина России от 25.05.2012 N 03-03-06/1/278 и от 23.04.2009 N 03-03-06/1/276). Такими документами являются регистры налогового учета и первичные документы (Постановления Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 N 3546/12 и ФАС Северо-Западного округа от 16.11.2012 N А56-4116/2012).

Документы, подтверждающие безнадежную "дебиторку"

Чтобы списать в налоговые расходы дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности, необходимо сохранить документы, которые подтверждают период ее возникновения (Письмо Минфина России от 08.04.2013 N 03-03-06/1/11347 и Определение ВАС РФ от 09.10.2012 N ВАС-5055/12).

Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость ОС

Такие бумаги, по мнению Минфина России, нужно хранить в течение всего срока, пока компания начисляет амортизацию (Письмо от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270).

Бухгалтерские балансы за год и приложения к ним

Подпункт "б" п. 351 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) предписывает постоянно хранить годовые бухгалтерские балансы и соответствующие приложения.

Кадровые документы

Срок хранения кадровой документации составляет 75 лет (п. п. 657 и 658 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Документы по расчету и уплате страховых взносов

Такие документы организации придется хранить в течение шести лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС").

 

Нередко из-за отсутствия должного внутреннего контроля, халатности сотрудников или в силу чрезвычайных ситуаций (затопления, пожара) документы пропадают. Если на момент утраты срок хранения бумаг не истек, их придется восстановить. Рассмотрим, как правильно восстановить бумаги и какие возникают налоговые риски, если этого не сделать.

 

Утрата затребованных налоговиками документов может привести к выездной проверке

 

Истребовать у компании документы инспекторы могут как в рамках проверки самой компании (ст. 93 НК РФ), так и ее контрагента (ст. 93.1 НК РФ). Если бумаги у компании отсутствуют, ее могут оштрафовать по ст. 126 НК РФ. Суды поддерживают налоговиков, если компания не принимает мер для восстановления утраченных документов (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 11.02.2013 N А22-663/2011, Восточно-Сибирского от 20.01.2011 N А58-2951/10 и Уральского от 28.04.2010 N Ф09-2782/10-С2 округов).

Если компания докажет, что она не могла представить бумаги в инспекцию по независящим от нее причинам, привлечение к ответственности удастся оспорить в суде (Постановления ФАС Московского от 12.08.2013 N А40-82680/12-20-446, Поволжского от 29.08.2013 N А06-7786/2012 и Восточно-Сибирского от 23.09.2009 N А33-12556/08 округов).

Но если компания не представила в инспекцию бумаги, она, скорее всего, попадет в план выездных проверок. Такие выводы следуют из п. 9 Общедоступных критериев самостоятельной оценки рисков для налогоплательщиков, используемых налоговыми органами в процессе отбора объектов для проведения выездных налоговых проверок (приведены в Приложении N 2 к Приказу ФНС России от 30.05.2007 N ММ-3-06/333@).

Еще один риск в случае непредставления запрошенной "первички" - штраф по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (о том, какие еще штрафы за отсутствие документов грозят компании и ее должностным лицам, читайте на с. 38). При этом инспекторы на местах привлекают компанию к ответственности и в том случае, если документы утрачены в связи с чрезвычайными обстоятельствами. Так, в деле, рассмотренном ФАС Московского округа, компания не смогла представить "первичку" из-за замыкания электросети, которое вывело из строя жесткий диск компьютера. Суд счел правомерным привлечение к ответственности (Постановление от 23.09.2008 N КА-А40/8513-08-2).

 

Буква закона. Какая ответственность грозит в случае утраты документов

Если компания не обеспечила сохранность документов, ей грозит ответственность:

- по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Штраф составляет 10 000 руб., 30 000 руб. или 20% от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 000 руб.;

- по ст. 122 НК РФ за неуплату или неполную уплату налога. Штраф составляет 20% от неуплаченной суммы налога (либо 40% от этой суммы - при наличии умысла). При этом Конституционный Суд РФ в Определении от 18.01.2001 N 6-О обратил внимание, что за одно и то же нарушение налоговики не могут одновременно наложить штраф и по п. 1 ст. 122 НК РФ, и по п. п. 1 и 3 ст. 120 НК РФ;

- по ст. 126 НК РФ за непредставление документов по требованию налогового органа. Штраф составляет 200 руб. за каждый документ.

Кроме того, должностное лицо, которое отвечает за ведение бухучета и хранение документов, могут привлечь к административной ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ. В этом случае штраф составит от 2000 до 3000 руб.

 

Но есть судебные решения и в пользу налогоплательщиков. Суды нередко освобождают компании от штрафов за непредставление бумаг по запросу налоговиков и за нарушение правил учета доходов и расходов в случае, если такие документы утрачены, в частности:

- в результате аварии системы отопления (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 31.08.2009 N А17-6799/2008);

- по причине пожара (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.10.2008 N А56-2606/2008);

- из-за выхода из строя жесткого диска (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.06.2006 N А74-121/2006-Ф02-2914/06-С1).

 

Примечание. Утрату документа из-за поломки компьютера не все суды считают весомой причиной для отмены штрафа.

 

Восстановить нужно и те утраченные документы, которые ранее проверили во время выездной проверки

 

Если в рамках контрольных мероприятий налоговики уже истребовали у компании документы, сделать это повторно они не вправе (п. 5 ст. 93 НК РФ). Исходя из этого, можно предположить, что утраченные документы, которые налоговики ранее уже запрашивали у компании, восстанавливать не нужно. Но это не так.

Минфин России в Письме от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191 напомнил, что при необходимости проверяющие вправе запросить у компании подлинники документов. После проведения проверки инспекторы возвращают компании бумаги. А значит, впоследствии вправе вновь запросить их копии. Также повторное истребование правомерно, если полученные документы проверяющие утратили по независящим от них обстоятельствам.

Поэтому компании нужно восстановить утраченную "первичку", по которой не истекли сроки хранения, даже в том случае, если ранее эти бумаги налоговики уже запрашивали для проверки. Аналогичные выводы финансовое ведомство делало и ранее в Письме от 11.08.2011 N 03-02-07/1-288.

 

Суды подтверждают, что утраченную "первичку" и счета-фактуры могут заменить их надлежаще оформленные копии

 

Копии счетов-фактур для целей принятия НДС к вычету

 

Одним из обязательных условий для принятия к вычету НДС является правильно оформленный счет-фактура (п. 1 ст. 169 и п. 1 ст. 172 НК РФ). Президиум ВАС РФ указал, что если компания потеряла документы в результате пожара, то подтвердить право на вычет она может копиями счетов-фактур (Постановление от 09.11.2010 N 6961/10).

Нижестоящие суды также приходят к выводу, что компания вправе заявить вычет на основании копии счета-фактуры, если оригинал был украден (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.06.2012 N А45-16568/2011) или утрачен при пожаре (Постановление ФАС Уральского округа от 19.07.2011 N Ф09-3665/11).

 

Копии первичных документов для целей отражения налоговых расходов

 

Чтобы компания могла учесть затраты при налогообложении прибыли, их необходимо обосновать документально (п. 1 ст. 252 НК РФ, Определения ВАС РФ от 24.12.2012 N ВАС-16428/12, от 17.12.2012 N ВАС-16059/12 и от 25.04.2012 N ВАС-4429/12). Сами по себе факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не подтверждают расходы для целей налогообложения прибыли. На это указали столичные налоговики в Письме от 25.01.2008 N 20-12/05968.

Но если организация по какой-то причине утратила оригинал "первички", суды соглашаются, что для целей налогообложения прибыли расходы подтвердит должным образом оформленная копия документа (Постановления ФАС Московского от 16.11.2012 N А40-41130/11-91-180, от 19.01.2012 N А40-33539/11-99-146 и от 05.10.2010 N КА-А41/11224-10, Северо-Кавказского от 03.03.2011 N А32-22309/2007 и Волго-Вятского от 07.09.2009 N А43-2938/2008-45-54 округов). Аналогичные выводы сделал и Минфин России в Письме от 05.02.2010 N 03-03-05/18.

 

Восстановить утраченные документы целесообразно в четыре хода

 

 1. Создать комиссию по расследованию причин утраты документов

 

Приказ о назначении такой комиссии издает руководитель организации (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 N 105). При необходимости для участия в работе комиссии можно пригласить представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

По результатам работы комиссия составляет акт, в котором фиксирует:

- причину утраты и перечень утраченных документов. Перечень составляют по данным инвентаризации, которая необходима в случае пожара, другого стихийного бедствия (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н);

- реквизиты документа, подтверждающего происшествие, в результате которого утрачены документы (справка коммунальщиков, противопожарной службы, органов внутренних дел).

 

2. Самостоятельно подготовить дубликаты утраченных документов

 

Это возможно, если утраченный документ компания также издавала сама. К примеру, кадровые документы (штатное расписание, положение о премировании и т.д.) или акты выполненных работ, по которым организация выступала исполнителем.

 

3. Запросить у контрагента копию или дубликат утраченного документа

 

В частности, речь идет о счетах-фактурах и первичных документах, подтверждающих затраты, если организация выступала покупателем товаров, работ или услуг.

При этом важно, чтобы копия была правильно оформлена (подробнее читайте ниже). В частности, необходимо ниже реквизита "Подпись" проставить (п. 3.26 "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введен Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст):

- заверительную надпись "Верно" (в том числе посредством штампа или печати);

- должность лица, заверившего копию;

- его личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию);

- дату заверения.

 

Читайте на e.rnk.ru. Еще больше полезных материалов

В августе прошлого года Минфин России разъяснил, как правильно заверить подшивку копий документов (Письмо от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142). По мнению финансистов, компания вправе заверить как каждый отдельный лист копии документа, так и всю прошивку многостраничного документа в целом.

Если компания представляет в инспекцию подшивку документов, она последовательно нумерует все листы в подшивке, указывает общее количество листов (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись) и проставляет отметку о заверении на обороте последнего листа подшивки. Кроме того, необходимо выполнить следующие условия:

- на каждом листе подшивки можно свободно прочитать текст, все даты, визы, резолюции и т.д.;

- при изучении копии документа подшивка не развалится (не произойдет механического разрушения крепления);

- при необходимости каждый отдельный лист подшивки можно скопировать при помощи современной копировальной техники.

Подробнее о рекомендациях финансового ведомства по вопросу изготовления копий документов читайте на сайте e.rnk.ru в статье "Как правильно оформить копию документа - разъясняет Минфин России" // РНК, 2014, N 18.

 

Если копия документа оформлена неверно, налоговики могут отказать компании в признании расходов, подтвержденных такой копией, или в вычете "входного" НДС (Постановление ФАС Московского округа от 19.01.2012 N А40-33539/11-99-146).

 

Примечание. Сама по себе копия документа не подтверждает налоговый расход.

 

4. Составить акт о невозможности восстановления документов

 

Если какие-то утраченные документы из перечня, составленного комиссией, восстановить не удалось, ответственный сотрудник фиксирует это в акте. При этом важно указать не только перечень бумаг, но и причины, по которым их не удалось восстановить (или изготовить копии).

Например, контрагент не представил копию утраченного документа. Это возможно, если продавец на момент отправки запроса прекратил свою деятельность, изменил местонахождение или сам утратил оригинал документа, в связи с чем не может изготовить копию. На практике суды считают, что компания приняла меры для восстановления документов даже в том случае, если она не получила бумаг от контрагента. Главное, подтвердить факт направления запроса (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 11.02.2013 N А22-663/2011, Восточно-Сибирского от 20.01.2011 N А58-2951/10 и Уральского от 28.04.2010 N Ф09-2782/10-С2 округов).

 

Утрата подотчетных документов обернется для сотрудника обязанностью уплатить НДФЛ

 

Если сотрудник не представил в срок документы по расходованию выданных под отчет средств, считается, что эти суммы он потратил на личные нужды. То есть получил облагаемый НДФЛ доход (п. 1 ст. 210 НК РФ, п. 8 Обзора практики рассмотрения налоговых споров Президиумом ВАС РФ, Верховным Судом РФ и толкование норм законодательства о налогах и сборах, содержащееся в решениях Конституционного Суда РФ за 2013 г., Письмо ФНС России от 24.12.2013 N СА-4-7/23263).

Подобным образом считает столичное налоговое управление (Письма от 12.10.2007 N 28-11/097861 и от 27.03.2006 N 28-11/23487) и суды (Постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 и от 05.03.2013 N 13510/12, ФАС Западно-Сибирского от 19.02.2014 N А45-25321/2012, Восточно-Сибирского от 24.01.2014 N А19-2278/2013 и Западно-Сибирского от 23.12.2013 N А27-1862/2013 округов).

До того как Президиум ВАС РФ озвучил свою позицию, некоторые суды считали, что в данной ситуации облагаемого НДФЛ дохода у работника не возникает. Поскольку до тех пор, пока не истек срок исковой давности, выданные под отчет средства остаются собственностью компании (Постановление ФАС Московского округа от 16.06.2010 N КА-А40/5879-10-3).

 

Примечание. Президиум ВАС РФ считает, что сотрудник, который потерял подотчетную "первичку", получил облагаемый НДФЛ доход.

 

И.Клементьева, Е.Лаптева

"Российский налоговый курьер", 2015, N 8

Категория: Финансы и налоги. Бухгалтерия | Добавил: x5443 (09.06.2015)
Просмотров: 1076 | Теги: потеря, утрата, документов | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]
...




Copyright MyCorp © 2017 Обратная связь