Понедельник, 05.12.2016, 11:31
Высшее образование
Приветствую Вас Гость | RSS
Поиск по сайту


Главная » Статьи » Законодательство. Государство и право

2.8. Оформление сопроводительных документов на перевозимый груз

2.8. Оформление сопроводительных документов на перевозимый груз

 

Какие документы должен иметь при себе штатный водитель-экспедитор при работе на грузовом или легковом транспорте?

Перечень документов, которые должен иметь при себе водитель, содержится в двух документах. Во-первых, это Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте", во-вторых - Правила дорожного движения РФ. В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 к "водительским" первичным документам относятся: путевой лист легкового автомобиля (форма N 3), путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-с или N 4-п), товарно-транспортная накладная (форма N 1-Т). Выбор конкретной формы путевого листа зависит от того, какая система оплаты труда принята в организации (сдельная или повременная).

Согласно Правилам дорожного движения (п. 2.1.1) штатный водитель-экспедитор при работе на грузовом или легковом транспорте обязан иметь при себе следующие документы:

1) водительское удостоверение или временное разрешение на право управления транспортным средством соответствующей категории;

2) регистрационные документы на данное транспортное средство, а при наличии прицепа - и на прицеп;

3) документ, подтверждающий право владения, или пользования, или распоряжения данным транспортным средством, а при наличии прицепа - и на прицеп, в случае управления транспортным средством в отсутствие его владельца;

4) в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов - документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов;

5) страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности владельца транспортного средства в случаях, когда обязанность по страхованию своей гражданской ответственности установлена федеральным законом.

Также водитель обязан в случаях, прямо предусмотренных действующим законодательством, иметь и передавать для проверки работникам Федеральной службы по надзору в сфере транспорта лицензионную карточку, путевой лист и товарно-транспортные документы.

Если фирма перевозит крупногабаритные, тяжеловесные и опасные грузы, ей нужно получить специальное разрешение. Порядок и условия выдачи такого разрешения закреплены в Приказе Минтранса РФ от 24.07.2012 N 258 "Об утверждении Порядка выдачи специального разрешения на движение по автомобильным дорогам транспортного средства, осуществляющего перевозки тяжеловесных и (или) крупногабаритных грузов", а также Инструкции по перевозке крупногабаритных и тяжеловесных грузов автомобильным транспортом по дорогам Российской Федерации (утв. Минтрансом РФ 27 мая 1996 г.) (согласована с МВД РФ и Федеральной автомобильно-дорожной службой РФ).

Путевой лист. Путевой лист автомобиля является основным первичным документом, который, так же как и товарно-транспортная накладная, содержит данные для осуществления расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на себестоимость и начисления заработной платы водителю.

Путевой лист удостоверяет принадлежность транспортного средства данному юридическому (физическому) лицу, осуществляющему перевозки. Путевой лист дает право водителю на выезд автомобиля из гаража (места стоянки) на дороги общего пользования для выполнения установленного в нем задания, а также на въезд автотранспортного средства и находящихся в нем лиц, указанных в путевом листе, на территорию грузоотправителя или грузополучателя, если для этого не требуется специального пропуска.

При приеме груза к перевозке водитель-экспедитор предприятия-перевозчика предъявляет грузоотправителю водительское удостоверение и путевой лист.

Получив от диспетчера путевой лист, водитель проходит обязательный предрейсовый медосмотр. Медработник, проверяющий пригодность водителя по состоянию здоровья, ставит свою подпись в поле "Водитель по состоянию здоровья к управлению допущен". Если предприятие большое, то оно может иметь в своем составе медсанчасть, при ее отсутствии медработник обычно является совместителем.

До выезда из гаража на путевом листе заправщик (при заправке на самом предприятии), техник по горюче-смазочным материалам или специально назначенное лицо (например, механик) в разделе "Движение горючего" в графах 9, 10, 11 соответствующих строк записывает марку и количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее. Количество горючего, выданного талонами, приравнивается к горючему в натуральном выражении.

В строках о технической исправности автомобиля механик удостоверяет своей подписью передачу машины водителю в исправном состоянии и разрешает выезд из гаража. Водитель своей подписью удостоверяет принятие автомобиля в исправном состоянии и получение задания на перевозку.

После прибытия автомобиля к заказчику на оборотной стороне путевого листа в разделе "Выполнение задания" заказчик указывает свое наименование, показания спидометра, дату и время прибытия к нему и плановое время убытия согласно заявке, количество и номера товарно-транспортных документов (ТТД), маршрут движения (адреса пунктов погрузки и разгрузки, откуда взять груз и куда доставить согласно заявке), количество ездок и ставит свой штамп.

В разделе "Простои на линии" уполномоченное лицо заказчика в соответствующих графах указывает причину простоя, дату и время начала и окончания простоя и удостоверяет эти записи своей подписью.

Затраты на ГСМ - неизбежная статья расходов тех фирм, у которых есть автомобиль. Чтобы учесть эти расходы при расчете налога на прибыль, их надо обосновать и подтвердить первичными документами.

Помимо авансовых отчетов и кассовых чеков на покупку бензина налоговики требуют путевые листы. Именно они содержат информацию о пройденных автомобилем километрах и расходе топлива.

На многих фирмах относятся к заполнению путевых листов формально: в них отражают лишь самую общую информацию, например марку автомобиля, фамилию водителя и объем израсходованного бензина. При этом забывают указать пройденный километраж, показания спидометра и прочую информацию. Это дает налоговикам основание исключить из состава расходов затраты на топливо. Аргументируя свою позицию, проверяющие говорят, что первичные документы можно принять к учету, если они составлены по унифицированной форме.

Путевые листы отличаются в зависимости от вида автомобиля. Для легковых автомобилей предназначена форма N 3, для грузовых - формы N 4-С и N 4-П. Все формы выписываются в одном экземпляре и хранятся пять лет.

Если фирма перевозит грузы на условиях сдельной оплаты, используют форму N 4-С, если на условиях повременной оплаты - форму N 4-П.

Путевой лист выдают водителю под расписку вместе с товарно-транспортной накладной. Причем путевой лист выдают только на один рабочий день (смену) и при условии, что водитель сдал предыдущий. Всю информацию о выданных путевых листах отражают в специальном журнале по форме N 8.

На путевом листе обязательно ставятся печать фирмы и дата его выдачи. Заполняет путевой лист диспетчер или другой сотрудник (кроме водителя), которого назначает руководитель. В небольших организациях это поручается бухгалтеру.

В разделе "Задание водителю" указываются пункты погрузки и разгрузки автомобиля, расстояние между грузоотправителем и грузополучателем, а также вес перевозимого груза в тоннах. На основании данных графы "Показания спидометра" определяется нормативное количество израсходованного горючего исходя из пробега автомобиля и норм расхода топлива, утвержденных приказом руководителя.

Раздел путевого листа "Таксировка" заполняет бухгалтер по данным предыдущих разделов путевого листа. Информация этого раздела служит основанием для списания израсходованного бензина и начисления водителю заработной платы.

Путевой лист по форме N 4-П имеет отрывной талон и специальный раздел "Выполнение задания". Их заполняет работник фирмы-грузополучателя. На основании талона определяется стоимость транспортной услуги и предъявляется заказчику счет на оплату.

Путевой лист для легкового автомобиля по форме N 3 также выписывает диспетчер или сотрудник, которого назначил руководитель. Как правило, путевой лист выписывают только на один день (смену) работы водителя, а новый выдают, если водитель сдаст предыдущий. Если водитель едет в командировку или работает больше суток, путевой лист можно выписать на необходимое количество дней.

При выдаче водителю путевого листа также делается запись в журнале их учета. Его форма точно такая же, как в случае грузовых перевозок. Порядок заполнения самого листа тоже во многом совпадает с путевыми листами для грузовых перевозок.

В форме N 3 также указываются данные о водителе, марка и государственный номер автомобиля. Если автомобиль используется для лицензируемых видов перевозок, то по строке "Лицензионная карточка" нужно сделать соответствующую отметку. Если автомобиль используется только для управленческих нужд, эта строка прочеркивается.

Графы "Показания спидометра" и "Показания спидометра при возвращении в гараж" заполняет механик. Если у фирмы механика нет, технический осмотр автомобиля может проводить другой сотрудник, например заведующий хозяйством или инженер технической службы, назначенный приказом руководителя. Показания спидометра на начало дня должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего дня работы автомобиля.

На оборотной стороне листа указывается пункт назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для включения стоимости израсходованного бензина в расходы.

Показатель графы "Результат работы автомобиля за смену"/"Пройдено, км" должен соответствовать разнице между показаниями спидометра автомобиля на начало и конец рабочего дня. Если автомобиль используют для обслуживания сторонних заказчиков, заполняется графа "Код заказчика".

Если начисление зарплаты водителю производится по повременной системе оплаты труда, в разделе "Результат работы автомобиля за смену" указывается количество отработанных часов по строке "Всего в наряде, ч.". Сумма начисленной зарплаты указывается в строке "За часы, руб. коп.". Если зарплата водителю начисляется по сдельной системе оплаты труда - указывается пройденный километраж (строка "Пройдено, км"). Сумма начисленной зарплаты указывается в строке "За километраж, руб. коп.".

Для замены запасных частей и осуществления текущего ремонта оформляются книга пробега автомашин, журнал выдачи запчастей, график ремонта автотранспортных средств, дефектные ведомости, акты по установке запчастей и ликвидации снятых.

При приобретении организациями горюче-смазочных материалов на автозаправочных станциях за наличный расчет приказом руководителя организации утверждается список лиц, имеющих право на получение авансовых сумм под отчет, и сроки предоставления авансовых отчетов.

К авансовому отчету прикладываются чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дату выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка ГСМ, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

Заправка автотранспортных средств может также осуществляться на основании талонов, приобретенных по безналичному расчету. Учет таких талонов должен вестись в книге движения талонов, в которой регистрируются поступление талонов в организацию и их выдача водителям. Талоны на ГСМ хранятся вместе с денежными документами в сейфе организации.

Товарно-транспортная накладная. В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" транспортная накладная - перевозочный документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза. При этом ст. 8 Устава установлено, что груз, на который не оформлена транспортная накладная, перевозчиком для перевозки груза не принимается.

Необходимость использования транспортной накладной и заполнения ее реквизитов в соответствии с утвержденной формой установлена п. 6 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2011 N 272. Одновременно необходимо отметить, что Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 установлена форма товарно-транспортной накладной (форма N 1-Т), которая предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом, а Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 утверждена форма товарной накладной (N ТОРГ-12), которая применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.

В этой связи использование транспортной накладной не исключает также и применение накладных форм N 1-Т и ТОРГ-12 (см. письмо Минтранса РФ от 20.07.2011 N 03-01/08-1980ис).

При небрежном заполнении формы накладной могут возникнуть проблемы не только у водителей с сотрудниками ГИБДД, но и у бухгалтеров с налоговиками. Чтобы их избежать, надо правильно заполнить основные реквизиты накладной.

Товарно-транспортная накладная (ф. N Т-1) состоит из двух разделов:

1) товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей;

2) транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.

При централизованном вывозе грузов со станций железных дорог, портов, пристаней, аэропортов перевозка оформляется товарно-транспортными накладными, составляемыми совместно с работниками организаций - владельцев автотранспорта, станций железных дорог, пристаней, портов, аэропортов.

В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах:

- первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;

- второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;

- второй сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;

- третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - владельцу автотранспорта.

Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация - владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта, а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет товарно-материальных ценностей, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах:

- первый и второй экземпляры передаются организации - владельцу автотранспорта. Первый экземпляр служит основанием для расчетов организации - владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы;

- третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок.

Если в товарно-транспортной накладной невозможно перечислить все наименования и характеристики перевозимых товаров, можно заполнить и приложить к ней простую накладную по форме N ТОРГ-12. В этом случае в незаполненных строках товарно-транспортной накладной указывается, что в качестве товарного раздела приложена простая накладная, без которой товарно-транспортная накладная недействительна. При этом нужно указать ее номер и дату выписки. Товарная накладная по форме N ТОРГ-12 составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

После того как прибудет автомобиль и товар будет загружен, в товарно-транспортной накладной записывается номер путевого листа, наименование транспортной организации, фамилия и инициалы водителя, марка и номера автомобиля и прицепов.

Обязательно нужно указать наименование и номера документов, которые прилагаются к товарно-транспортной накладной (железнодорожных накладных, сертификатов, удостоверений, свидетельств и т.д.). Эти документы водитель обязан передать вместе с товаром покупателю.

Помимо краткой информации о товарах нужно указать их массу с точностью до 0,01 тонны отдельно по всем наименованиям, а также способ, которым ее определяли (на весах, по стандарту, замеру или расчетным путем).

Если товар перевозят по талонам, указывается общее количество поездок. Кроме того, если товары перевозят в контейнерах, цистернах и подобных емкостях под пломбой, указывается образец (или номер) ее оттиска. Прием товаров к перевозке должен заверить своей подписью водитель во всех экземплярах накладной.

Продавец также заполняет информацию о погрузочных работах (исполнитель, способ и время погрузки) и транспортных услугах, которые оказал водитель при погрузке (упаковка, увязка груза, информационные услуги и т.д.).

После того как товар будет доставлен покупателю, водитель сдает три экземпляра товарно-транспортной накладной его представителю. Этот представитель должен указать в накладных, кто выполнял разгрузочные работы, способ и время разгрузки, общее количество мест груза, его общую массу в тоннах с точностью до 0,01.

Если для перевозки привлекли стороннюю транспортную организацию, третий и четвертый экземпляры товарно-транспортной накладной вместе с путевым листом водитель отдает ей.

Автоперевозчик заполняет строки "Код заказчика", "Маршрут N" и "Гаражные номера прицепов". В строке "Вид перевозки" записывают наименование вида перевозки, например: сдельный тариф, повременный тариф, покилометровый тариф, оплата за поездку и т.д.

Кроме того, транспортная организация заполняет раздел "Прочие сведения", в котором указывает расстояние перевозки с разбивкой по группам дорог, стоимость транспортных услуг и заработную плату водителя.

Содержание

Категория: Законодательство. Государство и право | Добавил: x5443 (19.02.2015)
Просмотров: 1018 | Теги: груз, водитель, документ, перевозка | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]
...




Copyright MyCorp © 2016